En kommune har oppdaget et tilfelle hvor det ble lagt inn sensitiv informasjon i avsenderfeltet i et brev sendt fra fagsystemet til en privatperson. Det var synlig på utsiden av brevet at det kom fra barneverntjenesten i kommunen. Oppsettet av SvarUt styrer hva som vises i avsenderfeltet, og dette kan være synlig gjennom konvoluttvinduet. Det er særlig viktig at oppsettet i SvarUt og i fagsystemet er riktig når informasjon om avsender i seg selv er taushetsbelagt. For eksempel når barnevernet sender post til privatpersoner.
Kommunen og fagsystemet brevet ble sendt fra, har fulgt opp med informasjonstiltak. For å hindre at det samme skjer hos andre kommuner, oppfordrer vi alle som bruker SvarUt til å sikre at oppsettet i SvarUt og fagsystemet er riktig og forstått. I de tilfellene hvor informasjon om avsender er sensitiv, kan kommunen heller benytte en mer nøytral adresse, som ordinært postmottak.
I hvilke tilfeller kan avsenderen bli synlig på brev?
Avsenderen blir synlig som returadresse i slike tilfeller:
- Kommunen sender ut et brev via SvarUt (enten direkte, eller gjennom et fagsystem som sender via SvarUt). Da vil avsenderadressen komme med i brevet. Denne avsenderadressen kan være sensitiv, for eksempel med navn som “Barneverntjenesten”.
- Brevet sendes i utgangspunktet digitalt, men det kan likevel skrives ut og sendes som brevpost. Dette skjer unntaksvis, i disse tilfellene:
- hvis en privatperson ikke har mulighet til å motta digitale forsendelser
- hvis en ikke har fødselsnummer til mottaker
- hvis mottaker har reservert seg mot digital post
- hvis det er en teknisk feil som gjør at forsendelsen sendes som brevpost som reserveløsning
Hvis forsendelsen sendes videre til utskrift og manuelt utsendt post, skrives det også ut en forside med mottaker og avsenderadresse. “Barneverntjenesten” vil i dette tilfellet flettes inn og settes som returadresse på forsiden av det fysiske brevet. Dette ser typisk slik ut:
Hva bør du gjøre?
SvarUt-administrator i kommunen må være sikker på at kommunens oppsett av SvarUt på https://forvaltning.fiks.ks.no er riktig. Sjekk at en nøytral, ikke-sensitiv returadresse er satt opp på SvarUt-kontoene.
Systemansvarlig må sikre at leverandørene har satt opp SvarUt riktig i fagsystemet. Oppsett i fagsystemet kan nemlig overstyre det som kommunen har satt opp som returadresse i SvarUt. Ta kontakt med fagsystemleverandør. Du kan også sjekke hva som sto som avsender, ved å sjekke tidligere manuelt utsendt post ved å logge deg på https://svarut.ks.no.
Hvis sensitiv avsender har vært synlig i postforsendelser, bør kommunen vurdere å melde avvik til Datatilsynet.
Spørsmål? Ta kontakt på fiks@ks.no.