Veiledning til kommunen for å håndtere avvik i Digisos
KS Digitale fellestjenester viser til informasjon fra NAV om feil i Digisos. Selve feilen er rettet opp i NAV. Men kommunen må gå inn i SvarUt og håndtere berørte søknader og ettersendelser manuelt. Hvis ikke kommunen gjør dette, vil nye forsendelser stoppe opp. I tillegg vil mottak av ettersendelser til disse søknadene fortsette å feile. Det er derfor viktig at kommunen følger denne oppskriften snarest. Så snart alle forsendelser med feil er håndtert, vil alle nye forsendelser gå gjennom uten problemer.
NAV oppdaterer informasjon om feilen og feilhåndtering på sine nettsider: https://www.nav.no/soknad-sosialhjelp-uten-vedlegg.
Vi henviser til NAV for øvrig håndtering av avviket, herunder oppfølging av saksbehandler for å sikre mottak av vedlegg, informasjon til søkere og etterlevelse av meldeplikt til Datatilsynet.
Hva må du gjøre i SvarUt?
1) Logg på SvarUt
Gå til https://svarut.ks.no/forsendelser og logg på.
- Du må ha post-arkiv-rolle til NAV-kontoret i kommunen. Dette er en rettighet som administreres i Altinn.
- Du må ha tilgang til mottakersystemet i SvarUt. Dette er en rettighet som administreres for Fiks-tjenester på https://forvaltning.fiks.ks.no/fiks-konfigurasjon/tjenester .
2) Velg arkfane ‘Innkommende’
3) Velg korrekt mottakersystem
Noen vil bare ha ett mottakersystem, men personer med tilgang til flere system, må velge mottakersystem. Velg system hvor kommunen mottar digisos-forsendelser. Ofte er dette navn på fagsystemet for sosialhjelp.
4) Velg innsendt dato fra 11.04.2024
Feilen berørte alle søknader med vedlegg som ble sendt i tidsrommet 11. april kl.15.00 til 12. april kl.12.15.
Feilen berørte i tillegg alle ettersendelser som gjaldt disse søknadene. Dette gjelder altså ettersendelser som ble sendt fra 11. april kl.15.00, men også de som vil bli sendt i fremtiden.
5) Velg status: ‘Klar for mottak’
6) Last ned søkeresultater og hold oversikten
Trykk på ‘xls’ for å laste ned søkeresultatene i excel. Hvis du har erfaring med csv-filer, kan du selvsagt også velge det formatet.
Det er lurt å holde oversikt i et eget ark og legge inn kommentar der om dine aktiviteter. Du kan for eksempel skrive inn for hver forsendelse
– om du finner at den er berørt av feilen og du måtte håndtere den manuelt
– om det gjaldt en søknad med vedlegg, eller en ettersendelse
– når og hvor du har lastet opp forsendelse i fagsystem
Vi går gjennom dette punkt for punkt, men hold altså gjerne en egen oversikt over dine aktiviteter, og logg dem i det nedlastede arket. Da får du samtidig fullstendig oversikt over omfang av feilen.
7) Se på søkeresultater lengre ned på siden. Scroll ned til den først innsendte med status ‘klar for mottak’
Gå til den første forsendelse med status ‘Klar til mottak’ som ble mottatt etter 11.04.2024 kl.15.00.
8) Sjekk logg for forsendelsen for å se om den er berørt av feilen
De søknadene og ettersendelsene som har feilet, har typisk mange linjer under ‘Ekspedering’ med ‘Lastet ned av system xxxx’. Dette betyr at søknaden eller ettersendelsen er berørt av feilen, og må håndteres manuelt.
Det er kun søknader med vedlegg som har feilet, og ettersendelser som gjaldt søknader som var berørt. Søknader uten vedlegg har altså blitt lastet ned uten problemer.
Du sjekker loggen ved å trykke på nedtrekksknappen med radar-ikon helt til høyre i raden med info om forsendelsen.
Nederst i feltet som vises, finner du loggen under ‘Ekspedering’.
9) Last ned filene ved å trykke ‘Last ned forsendelse’
Disse må du ta vare på og legge inn i fagsystem!
Når du har funnet at forsendelsen ble berørt, må du laste den opp manuelt i fagsystemet. Dette er sensitive data som må håndteres sikkert og konfidensielt.
For søknader:
Kun søknader med vedlegg har feilet. Opprett sak i fagsystem. Hent ut søknad.pdf (eventuelt hent ut info fra søknad.json), og arkiver informasjon på sak. Vedleggene mangler i riktig filformat, og her må altså saksbehandler etterspørre disse i saksbehandling, eller se om de har blitt ettersendt i en ettersendelse.
For ettersendelser:
Kun ettersendelser knyttet til søknader som feilet er berørt. Finn riktig sak i fagsystem; den har du nettopp opprettet i manuell håndtering til selve søknaden. For ettersendelser kan selve vedleggsfilene også lastes ned.
Husk å slett filene fra mellomlagringsstedet når du har lagt dem inn i fagsystemet.
10) Trykk på ‘Sett forsendelse mottatt’
Ved dette trykket har du ordnet opp for denne forsendelsen. Fagsystemet vil nå ikke lenger ha problemer med å automatisk innhente denne, da den har fått ny status som håndtert. Ved fagsystemets neste forsøk til nedlasting vil altså feilen ikke lenger oppstå for denne forsendelsen. Men mottak i fagsystemet vil feile ved neste forsendelsen som er berørt.
11) Finn den neste forsendelsen som har feilet
Gå tilbake til søkeresultaene og finn neste forsendelsen som har feilet.
Fagsystem prøver gjerne å laste ned forsendelser hvert 15. minutt. Noen fagsystem kan kun prøve å laste ned én forsendelse samtidig. Da vil du altså kun få opp én forsendelse med flere innslag i loggen med “Lastet ned av system xxx”; den forsendelsen som ble sendt lengst siden. Når du har håndtert den, må du gi fagsystem litt tid for å prøve å hente den neste. Når fagsystem har prøvd å hente den, men feilet, vil dette vises i loggen, med flere linjer ‘Lastet ned av system xxx’ som beskrevet under punkt 8.
12) Gjenta punkt 6 – 10 for den neste som har feilet, inntil du er ferdig med alle forsendelser med feil
Når du har funnet den neste som har feilet, må du håndtere den på samme måten. Søknader med vedlegg feilet til 12. april kl.12.15. Etter det tidspunktet vil det kun være ettersendelser som har blitt berørt. Dette er altså ettersendelser som gjaldt søknader med vedlegg fra tidsrommet 11. april kl.15.00 til 12. april kl.12.15. Du må gå gjennom hele oversikten til og med det tidspunktet du søkte på. Etter det må du sjekke om det ikke har kommet nye ettersendelser som stoppet.
Ta kontakt med vår brukerstøtte på fiks@ks.no hvis du trenger mer veiledning i SvarUt.
Ta kontakt med NAV for mer informasjon om avviket eller videre oppfølging.
Ta kontakt med fagsystemleverandør hvis du trenger hjelp med fagsystem.