Veileder for Fiks Melding

Hvem kan sette opp tjenesten?

For å sette opp tjenesten må du ha administratortilgang til Fiks-plattformen. Ta kontakt med fiks@ks.no om du er usikker på hvem som har denne tilgangen i kommunen.

Før tjenesten kan konfigureres må virksomheten signere tjenesteavtalen for Fiks melding. Dette gjøres digitalt på Fiks-plattformen ved å trykke “Ta i bruk” på tjenesten.

Etter nødvendig tjenesteavtale er signert, vil konfigurasjon av tjenesten bli tilgjengeliggjort. Her kan det ved behov legges til en eller flere tjenesteadministratorer som vil få tilgang til å administrere alle tjenestene under Fiks melding.

eDialog

I ny versjon av eDialog skilles det mellom mottaker og skjema.

En mottaker er virksomheten som skal motta innsendte skjema. Skjema vil rutes til organisasjonsnummeret som legges på mottakeren, da via SvarUt-tjenesten. Det betyr at innkommende skjema vil kunne mottas av sak/arkiv- eller fagsystemet mottakeren er koblet mot i SvarInn. Alternative leveringskanaler er Altinn, og eventuelt print om noe skulle feile.

En mottaker kan ha flere skjema. Det finnes to forskjellige typer skjema, Standard og Tilpasset. Et standardskjema er lik “gamle” eDialog-skjema og kan ikke tilpasses. Standardskjema opprettes automatisk hver gang man oppretter en ny mottaker, og kan slettes om det er ønskelig.
Et Tilpasset skjema kan naturligvis tilpasses etter behov ved å sette en predefinert tittel for eksempel.

Mottaker

En mottaker opprettes ved bruk av organisasjonsnummeret til virksomheten.

Gå inn på fanen “Mottakere og skjemaer” og velg “Legg til mottaker”. Legg inn organisasjonsnummeret og hent inn adresse fra enhetsregisteret.

Konfigurasjonen til eksisterende mottakere kan nås ved å trykke på “Se detaljer og rediger”.

Skjema

Når du har opprettet en mottaker vil du automatisk bli tatt til konfigurasjonssiden tilhørende mottakeren. Det opprettes automatisk et Standard-skjema som kan slettes om ønskelig.

Nye skjema kan opprettes enten fra mottaker-oversikten, eller under den enkelte mottakeren.

Opprett nytt skjema

Skjul første steg i skjemaet
Dette er en landingsside som forteller innsender kort om hvem du sender til, og informasjon om automatisk lagring.
Predefinér tittel
Setter automatisk en tittel på innsendingen som kan forenkle saksbehandling for virksomheten. Man kan velge om tittelen skal være låst, eller om innmelder skal kunne endre den.
Predefinér melding
Legger automatisk inn teksten i meldingsfeltet.
Velg om innhold er sensitivt
Velg om alle innsendinger skal markeres som ikke sensitiv (sikkerhetsnivå 3) eller sensitiv (sikkerhetsnivå 4), eller om innsender skal kunne velge dette selv.
Ønsker du mer informasjon om hvordan sikkerhetsnivå benyttes i SvarUt? Se her
Velg avsender
Her kan man velge at kun privatpersoner eller virksomheter skal kunne fylle ut skjema, eventuelt begge deler.
Velg forsendelsestype
Ved mottak av forsendelser via SvarInn, inkludert eDialog-skjemaer, er det mulig å skille post til den samme mottakeren over flere SvarInn mottakersystemer ved å bruke forsendelsesTyper. Brukes typisk om en spesifikk type post skal til et eget fagsystem, men all annen post skal til virksomhetens sentrale arkiv f.eks.

Aktiver innsyn på Min kommune

Under den enkelte mottakeren kan man aktivere innsyn på Min kommune. Med denne funksjonaliteten aktivert vil innsender kunne se sine påbegynte og innsendte skjema på Min kommune.

For å kunne aktivere funksjonaliteten må (fylkes)kommunen ha tatt i bruk Min kommune.

SMS

Konfigurer tjenesten med brukere

Under tjenesten Fiks melding, velg “Konfigurer SMS-kontoer”.

Velg så “Opprett konto” på høyre hånd.

Fyll ut Kontonavn, Konteringskode og Avsender ved bruk av hjelpetekstene i konfigurasjonen.

Du blir så tatt videre til kontoen, hvor du under fanen “Brukere” kan legge til brukere med fødselsnummer.

Legg til brukere

Konfigurer tjenesten med integrasjon for API

Under tjenesten Fiks melding, velg “Konfigurer SMS-kontoer”.

Velg så “Opprett konto” på høyre hånd.

Fyll ut Kontonavn, Konteringskode og Avsender ved bruk av hjelpetekstene i konfigurasjonen.

Du blir så tatt videre til kontoen, hvor du under fanen “Integrasjoner” kan opprette en integrasjon for kobling mot et system.

Her kan du opprette en ny integrasjon, eventuelt velge en eksisterende integrasjon fra menyen nederst på siden om den allerede er opprettet.
Følg hjelpetekstene underveis om du skal opprette en ny integrasjon.

Hvordan benytte tjenesten som bruker

Som bruker får du tilgang til tjenesten ved å logge inn på https://forvaltning.fiks.ks.no/melding/.

Velg her kontoen du ønsker å benytte

Velg så “Opprett ny utsendelse”

“Legg til mottakere med Excel” – Benytt malen du finner her og legg inn mottakerne. Ikke flytt eller slett på kolonner i Excel-arket.
Benytt hjelpetekstene på nettsiden for å fullføre opplasting og utsending.
“Legg til mottakere manuelt” – Legg inn mottakere basert på fødselsnummer eller telefonnummer.
Gjør eventuelle endringer under “Utsendelse” ved behov, om f.eks. Avsender skal endres. Ved å trykke “Endre” vil det fremkomme hjelpetekster som forklarer de forskjellige feltene.
Legg så til SMS-teksten og trykk “Send SMS” for å utføre utsendingen.

Etter at utsendingen er startet vil du bli tatt tilbake til en oversikt hvor du kan se status på utsendingen. Her kommer det frem hvor mange meldinger som er levert, og hvor mange som eventuelt har feilet. Det hender at vi ikke får returnert får returnert kvittering fra vår leverandør på enkelte meldinger, men det betyr ikke at meldingen ikke er levert.

Rapporter

Under Fiks melding, velg fanen “Rapporter”.

Filtrer etter ønske, og eksporter søket i ønsket filformat.

Del dokument

Konfigurer tjenesten med én eller flere brukere

Under tjenesten Fiks melding, velg “Konfigurer del dokumenter”.

Velg “Opprett ny konto”

Sett navnet på kontoen. Dette er kun for intern bruk, så gi kontoen et navn som viser til bruksområde.

Trykk så “Opprett konto”.

Du blir så tatt videre til kontooversikten, hvor du under “Brukere” kan gi tilganger.

Trykk “Legg til bruker”